FOIRE AUX QUESTIONS
Une question sur le processus de certification, une certification en particulier, un label, une formation ?
Retrouvez facilement et par thème, la liste des questions les plus fréquemment posées. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question n’hésitez pas à nous contacter.
QUESTIONS SUR
La certification par INFOCERT.
INFOCERT est le spécialiste Français de la certification de logiciels.
Secrétariat technique d’AFNOR Certification et organisme d’inspection, INFOCERT développe de nombreuses marques NF, gage de qualité, de sécurité et de confiance dont la NF525 qui apporte un avantage concurrentiel durable.
Ainsi INFOCERT compte des centaines de certifiés présents partout dans le monde, que ce soit des éditeurs de renommés mondiales ou plus petits mais aussi des entreprises avec un service informatique intégré.
La certification est une procédure par laquelle un organisme – reconnu par une accréditation et indépendant, garantit qu’un produit, un service, un système, un processus, etc. répond à un ensemble d’exigences.
L’organisme délivre alors un certificat qui permet de justifier de la conformité.
Le certificat de conformité vous permet de justifier qu’une tierce partie indépendante et impartiale a, à un instant donné et en fonction d’exigences particulières, certifié que votre produit, service, système, etc. était bien conforme avec une règlementation, une norme, etc.
La marque NF est une des marques de certification leader en Europe.
Elle a pour mission de guider les consommateurs pour les aider à mieux choisir et à mieux consommer afin de leur garantir un niveau d’excellence des produits et services certifiés selon un référentiel de certification NF, validé par les parties intéressées du secteur.
La marque INFOCERT est une marque de certification qui fait suite à l’obtention de l’accréditation COFRAC par INFOCERT pour ses activités de certification et notamment pour la certification des Logiciels d’Archivage Électronique.
Le droit d’usage d’une marque NF est un droit d’usage qui est collecté, généralement annuellement pour la mise en place de :
- La défense de la marque d’accréditation – contre les usages abusifs, etc.
- La promotion de la marque d’accréditation – en France et à l’international.
- Le fonctionnement de la marque d’accréditation.
Cette vérification faite par une tierce partie probante vous sécurisera vis-à-vis de la mise en application de la réglementation et vous sécurisera vis-à-vis des potentielles sanctions prévues par celle-ci. Notamment pour la NF525 en cas de contrôles fiscaux qui seraient effectués chez vos clients.
La certification de votre logiciel vous permettra d’améliorer votre visibilité commerciale en bénéficiant de la renommée de la marque NF mais aussi de justifier de la qualité et de l’excellence de votre produit, service, système, etc.
Utiliser un logiciel certifié vous permet de répondre aux exigences réglementaires et vous sécurise grâce à une présomption de conformité liée à l’intervention d’INFOCERT comme tierce partie probante.
Tandis que le choix d’un logiciel « auto-attesté » vous ferait prendre le risque du conflit d’intérêt de l’éditeur (celui-ci étant à la fois juge et partie).
Le GT Conformité est un groupe de travail qui se réunit, à distance, une fois par mois, dans le but de :
- Mettre à jour le référentiel de certification NF203.
- Mettre à jour le référentiel de certification NF525.
- Effectuer une veille réglementaire et légale sur le domaine des logiciels.
- Préparer la mise en place des réformes fiscales et comptables à venir.
- Participez à des réunions avec des intervenants extérieurs – DGFiP, etc.
- Être tenu au courant des évolutions à venir et des enjeux de la certification.
Il réunit plus de 50 Entreprises, éditeurs de logiciels et associations de professionnels et est un vrai moyen pour rester au courant des actualités et des changements à venir.
QUESTIONS SUR
Le processus de certification d'un logiciel.
- Validation des attendus et du périmètre de certification.
- Inscription dans le processus de certification – retour du devis signé et paiement d’une première partie du devis.
- Participation à une session de formation pour anticiper le travail de mise en conformité.
- Mise en conformité de votre logiciel en fonction de nos règles de certification.
- Audit de conformité.
- Envoi du rapport d’audit et prise de décision concernant la conformité du logiciel.
- Mise en place d’une surveillance annuelle.
Être certifié c’est s’inscrire dans une démarche de transparence, d’amélioration et d’évolution continue de son logiciel.
La durée du processus est liée au temps qu’il vous faudra pour mettre votre logiciel en conformité – en suivant le cahier des charges. Ce temps peut varier de 1 à plusieurs mois et une attestation d’avancement effectif, peut vous être envoyée le temps de la mise en conformité de votre produit.
L’audit de certification lui dure en général deux jours.
Le coût de la certification est lié aux spécificités de votre logiciel et de la certification visée, il est donc nécessaire de nous contacter pour en savoir plus.
Le coût de la certification intègre : le prix du cahier des charges, le travail fait en amont – analyse et gestion de la demande, gestion des plannings, etc., la participation à la formation, le coût de l’audit, le rapport d’audit, le traitement administratif de la conformité, et l’émission du certificat.
La validité de votre certificat de conformité est reconduit chaque année grâce à une surveillance continue – un jour d’audit en moyenne, en fonction notamment des évolutions fonctionnelles de votre logiciel et/ou de la règlementation.
En cas d’évolution législative, d’évolution du référentiel ou d’une nouvelle version majeure de votre logiciel, la durée de l’audit pourra être rallongé selon les besoins.
Dès la formalisation de votre inscription vous recevrez si vous le souhaitez une attestation d’avancement effectif qui vous permettra de justifier de votre entrée dans le processus de certification.
Dans l’attente de votre mise en conformité et de l’obtention de votre certificat, vous pourrez dès lors commencer à justifier de votre inscription auprès de potentiels clients par exemple.
QUESTIONS SUR
La réforme de la facturation électronique.
En France, toutes les entreprises seront concernées par cette réforme. En effet d’ici au 1er Janvier 2026, toutes les entreprises auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures dématerialisées.
Cette réforme va bousculer les habitudes de toutes les entreprises.
En effet le e-invoicing est synonyme de fin du papier. Bientôt, pour récupérer ou pour envoyer une facture d’un ou à un fournisseur, il faudra déposer / récupérer la facture directement depuis une plateforme ou un portail public et cette facture devra respecter certains critères qui en feront un fichier structuré, terminé la facture en PDF.
Plusieurs objectifs sont visés par cette réforme.
- Le premier découle d’une directive Européenne sur la TVA et ambitionne de réduire et de lutter contre la fraude à la TVA.
- Le deuxième objectif vise à simplifier la vie des entreprises et de renforcer leur compétitivité grâce à l’allégement de la charge administrative.
- Le troisième objectif est d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises
- Et enfin, la dématérialisation des factures permettra également de diminuer les coûts déclaratifs et de faciliter les déclarations avec, à terme, le pré-remplissage.
Pour se préparer à la mise en place de la facturation électronique, INFOCERT conseil à toutes les Entreprises soit de passer une certification qui les aidera à préparer leur logiciel à la mise en place de la réforme – NF203 et/ou NF525 par exemple.
Sinon INFOCERT propose également des formations qui vous permettront de vous former ainsi que de vos équipes sur les changements à mettre en place au sein de votre société pour préparer le déploiement de cette réforme.
Obligation de recevoir les factures électroniques :
- 1er Septembre 2026 pour TOUTES les entreprises Françaises.
Obligation d’émettre les factures électroniques :
- Le 1er Septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de tailles intermédiaires,
- Puis le 1er Septembre 2027 pour les autres entreprises – petites, moyennes et micro-entreprises.
Le e-invoicing correspond à l’envoi des données d’une facture –uniquement pour les ventes entre professionnels en France, grâce à un flux d’informations. Il représente la fin de l’utilisation du papier pour le remplacer par l’utilisation d’un fichier structuré.
Le e-reporting correspond à l’envoi de données à destination non pas de professionnels mais de l’Administration et à des fins de déclaration. Le concept de e-reporting sous-tend plusieurs sujets dont celui de la transmission des ventes aux particuliers.
QUESTIONS SUR
La certification des logiciels de caisse.
La certification NF525 est la solution développée par INFOCERT et AFNOR Certification pour répondre à la loi dite « anti fraude à la TVA ».
En effet pour répondre à cette loi, INFOCERT, avec AFNOR Certification, a développé un référentiel qui intègre, au-delà des 4 conditions de certification des logiciels d’encaissement – Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation et Archivage des données (ISCA), les principales exigences réglementaires comptables, fiscales, du contrôle des comptabilités informatisées, du droit du commerce, etc.
Pour rappel, en cas d’utilisation d’un logiciel ne respectant pas les exigences réglementaires, l’article L-80 du livre des procédures fiscales prévoit les sanctions suivantes :
- Une amende de 7 500€ par système d’encaissement et 30 jours pour se mettre en conformité. Puis, à nouveau 7 500€ d’amende et à nouveau 30 jours etc. Et ce, pouvant aller jusqu’au rejet de la comptabilité.
- L’utilisateur devra également payer tous les droits correspondants aux recettes non- conformes plus une pénalité de 80%pour manoeuvre frauduleuse.
- Pour l’éditeur ou l’intégrateur, l’amende est de 15% du chiffre d’affaire et la solidarité des paiements mis à la charge de l’utilisateur.
Le législateur rappelle que l’établissement d’une fausse attestation ou d’un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende.
Un produit certifié NF525 doit permettre notamment : la sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement, la signature électronique des enregistrements des pièces justificatives, l’Impression sur le ticket de la signature et du numéro du certificat, la création d’un journal des événements techniques, l’archivage et la conservation des données d’encaissement, l’absence de fonctions occultant des données d’encaissement, etc.
Ainsi la certification de votre logiciel à la NF525 vous assurera que votre logiciel soit à l’état de l’art des attendus d’un logiciel de gestion d’encaissement et donc qu’il évoluera selon les critères attendus par le e-reporting.
QUESTIONS SUR
La labellisation des PDP
Le label PDP Ready a été créé pour répondre au besoin de réception d’un rapport d’audit de conformité permettant l’immatriculation définitive des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Pour pouvoir fournir aux PDP le fameux rapport d’audit dont elles ont besoin, iNFOCERT a donc lancé la labellisation PDP Ready et suite à un audit, en plusieurs phases, la PDP labellisé recevra son rapport qu’elle pourra déposer pour l’immatriculation définitive de sa Plateforme.
L’audit de conformité des PDP conduit par INFOCERT suivra une procédure par étapes, avec validation de certains attendus dans le cadre d’un programme de « trajectoire de conformité des PDP ».
À ce titre, la procédure d’audit se composera :
- d’une phase de recevabilité,
- d’une réunion de démarrage et de validation du programme d’audit,
- de la transmission d’une attestation de démarrage dans la trajectoire de conformité des PDP,
- de l’envoi d’un plan d’audit,
- de quatre parties successives d’audit,
- de l’envoi d’une attestation de conformité mentionnant la progression de la société pour justifier de son avancement dans la trajectoire de conformité,
- d’un rapport complet et d’un avis de conformité.
L’audit de conformité des candidats plateforme de dématérialisation partenaires se découpe en 4 phases au cours desquelles seront évalués différents modules.
CONTACTEZ-NOUS
Si vous avez des questions, un projet de formation, de labellisation ou de certification, n’hésitez pas à nous contacter.
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