Foire aux questions sur la certification.
Les questions les plus fréquemment posées sur la certification et la réforme sur les factures électroniques.
La marque NF est une des marques de certification leader en Europe.
Elle a pour mission de guider les consommateurs pour les aider à mieux choisir et à mieux consommer afin de leur garantir un niveau d’excellence des produits et services certifiés selon un référentiel de certification NF, validé par les parties intéressées du secteur.
Le droit d’usage de la marque NF est collecté annuellement par AFNOR Certification par le biais d’INFOCERT et comprend :
- La défense de la marque NF – contre les usages abusifs, etc.
- La promotion de la marque NF – en France et à l’international.
- Le fonctionnement de la marque NF.
La certification est une procédure par laquelle un organisme – reconnu par une accréditation et indépendant, garantit qu’un produit, un service, un système, un processus, etc. répond à un ensemble d’exigences.
L’organisme délivre alors un certificat qui permet de justifier de la certification.
Le certificat de conformité vous permet de justifier qu’une tierce partie indépendante et impartiale a, à un instant donné et en fonction d’exigences particulières, attesté que votre produit, service, système, etc. était bien conforme avec une règlementation, une norme, etc.
Cette vérification faite par une tierce partie probante vous sécurisera vis-à-vis de la mise en application de la réglementation. Et notamment en cas de contrôles fiscaux qui seraient effectués chez vos clients.
Faire certifier votre logiciel vous permettra notamment d’améliorer votre visibilité commerciale en bénéficiant de la renommée de la marque NF mais aussi de justifier de la qualité et de l’excellence de votre produit, service, système, etc.
Utiliser un logiciel certifié vous permet de répondre aux exigences réglementaires et vous sécurise grâce à une présomption de conformité liée à l’intervention d’INFOCERT comme tierce partie probante.
Le choix d’un logiciel « auto-attesté » vous fait prendre le risque du conflit d’intérêt de l’éditeur (celui-ci étant à la fois juge et partie).
Un logiciel certifié garantit la qualité du logiciel et des services fournis par l’éditeur à son client, améliorant ainsi significativement la satisfaction de celui-ci : moins de bugs, une documentation à jour, des évolutions maîtrisées, un service hotline accessible et réactif, etc.
Voir aussi : En tant qu’utilisateur, quels sont les risques d’utiliser un logiciel ne respectant pas la loi dite « anti-fraude à la TVA » ?
Pour rappel, en cas d’utilisation d’un logiciel ne respectant pas les exigences réglementaires, l’article L80-0 du livre des procédures fiscales prévoit les sanctions suivantes :
- Une amende de 7 500€ par système d’encaissement et 30 jours pour se mettre en conformité. Puis à nouveau 7 500€ d’amende et à nouveau 30 jours, etc. Pouvant aller jusqu’au rejet de la comptabilité.
- L’utilisateur du logiciel devra également payer tous les droits correspondants aux recettes non conformes plus une pénalité de 80% pour manœuvre frauduleuse.
- Pour l’éditeur ou l’intégrateur, l’amende est de 15% du chiffre d’affaire et la solidarité des paiement mis à la charge de l’utilisateur.
- Le législateur rappelle que l’établissement d’une fausse attestation ou d’un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende.
Nos référentiels sont payants car ils sont le résultat de plusieurs années de travail entre INFOCERT et différents experts (Direction Générale des Finances Publiques, éditeurs, experts comptables, etc) afin de créer des guides concrets proposant de vraies solutions techniques pour se mettre en conformité avec un ensemble d’obligations réglementaires, qu’elles soient fiscales, comptables, etc.
Afin d’être toujours opérationnels, nos référentiels sont régulièrement mis à jour et sont complétés en fonction des évolutions législatives, technologiques, comptables, etc. Le référentiel NF525 notamment à l’ordre du jour des réunions du Club ACCÈS – Voir aussi : À quoi correspond le Club ACCÈS ?.
La création et la mise à jour de ces référentiels génèrent donc un coût de fabrication et de mise à jour que nous répercutons.
Cependant pour ceux qui décident de s’engager dans un processus de certification, nous leur en remboursons 50% du prix à la signature du bon de commande.
Une fois certifié, les nouvelles versions du référentiel correspondant à la marque sont disponibles gratuitement.
Le Club ACCÈS est un groupe de réflexion constitué de professionnels, d’associations, d’éditeurs de logiciels, d’utilisateurs mais aussi de représentants d’organismes institutionnels qui se réunissent afin notamment :
- D’élaborer et de mettre à jour les règles de certification NF525 et NF203.
- De faire la promotion de la qualité des logiciels certifiés.
- D’assurer une veille technologique et légale sur les logiciels et la compliance fiscale.
- De participer à des séances avec des intervenants extérieurs (Fiscalistes, Avocats, Professionnels du chiffre, etc.)
Il a également pour ambition de faire intervenir des spécialistes fiscaux, de cryptographie ainsi que des professionnels de la comptabilité.
Pour en savoir plus n’hésitez pas à nous contacter ou à télécharger le bulletin d’adhésion si vous souhaitez y adhérer pour l’année 2021
Le processus de certification se décompose en 4 grandes étapes :
- Déposez votre demande de certification.
- L’évaluation de votre produit.
- Rapport et décision de certification.
- Surveillance continue.
Vous pouvez retrouver le détail de chaque étape directement sur la page d’accueil de notre site internet.
Être certifié c’est s’inscrire dans une démarche de transparence, d’amélioration et d’évolution continue de son logiciel.
La durée du processus est liée au temps qu’il vous faudra pour mettre votre logiciel en conformité – en suivant le cahier des charges. Ce temps peut varier de 1 à plusieurs mois et une attestation d’avancement effectif, peut vous être envoyée le temps de la mise en conformité de votre produit.
L’audit de certification lui dure en général deux jours.
Le coût de la certification est lié aux spécificités de votre logiciel, elle coûte en moyenne 6 000 ou 7 000€.
Ce prix intègre : le prix du cahier des charges – voir aussi : Pourquoi nos référentiels sont-ils payants ?, le travail fait en amont – analyse et gestion de la demande, gestion des plannings, etc., le coût de l’audit, le rapport d’audit, le traitement administratif de la conformité, et l’émission du certificat.
Votre certificat de conformité est reconduit chaque année grâce à une surveillance continue – un jour d’audit en moyenne, en fonction notamment des évolutions fonctionnelles de votre logiciel et/ou de la règlementation.
En cas d’évolution législative, d’évolution du référentiel ou d’une nouvelle version majeure de votre logiciel, la durée de l’audit pourra être rallongé selon les besoins.
Dès la formalisation de votre inscription vous recevrez si vous le souhaitez une attestation d’avancement effectif qui vous permettra de justifier de votre entrée dans le processus de certification.
Dans l’attente de votre mise en conformité et de l’obtention de votre certificat, vous pourrez dès lors commencer à justifier de votre inscription auprès de potentiels clients par exemple.
La durée de la surveillance annuelle peut, entre autres, déprendre des évolutions des règles de certification et législatives comme des modifications fonctionnelles du logiciel. Ainsi, même si le logiciel n’a pas connu d’évolutions, nous sommes tenus d’effectuer une surveillance annuelle de tous les logiciels certifiés pour vérifier que la conformité du dit logiciel n’a pas connu de dégradation.
En France, toutes les entreprises seront concernées par cette réforme. En effet d’ici au 1er Janvier 2026, toutes les entreprises auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures dématerialisées.
Cette réforme va bousculer les habitudes de toutes les entreprises. En effet le e-invoicing est synonyme de fin du papier. Bientôt, pour récupérer ou pour envoyer une facture d’un ou à un fournisseur, il faudra déposer / récupérer la facture directement depuis une plateforme et cette facture devra respecter certains critères qui en feront un fichier structuré.
Le e-invoicing correspond à l’envoi des données d’une facture –uniquement pour les ventes entre professionnels en France, grâce à un flux d’informations. Il représente la fin de l’utilisation du papier pour le remplacer par l’utilisation d’un fichier structuré.
Le e-reporting correspond à l’envoi de données à destination non pas de professionnels mais de l’Administration et à des fins de déclaration. Le concept de e-reporting sous-tend plusieurs sujets dont celui de la transmission des ventes aux particuliers.
À partir du 1er Juillet 2024, toutes les entreprises Françaises devront pouvoir recevoir des factures dématérialisées.
En ce qui concerne l’obligation d’émission de ces factures, pour les grandes entreprises l’obligation sera effective à partir du 1er juillet 2024 également.
Puis le 1er Janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et enfin à partir du 1er Janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises.
Plusieurs objectifs sont visés par cette réforme.
- Le premier découle d’une directive Européenne sur la TVA et ambitionne de réduire et de lutter contre la fraude à la TVA.
- Le second objectif vise à simplifier la vie des entreprises et de renforcer leur compétitivité grâce à l’allégement de la charge administrative.
- Le troisième objectif est d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises
- Et enfin, la dématérialisation des factures permettra également de diminuer les coûts déclaratifs et de faciliter les déclarations avec, à terme, le pré-remplissage.
Retrouvez également toute l’actualité relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés directement depuis le site economie.gouv